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重慶市地方標(biāo)準(zhǔn)DB50/T 1060—2020:重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范

來(lái)源:伍方會(huì)務(wù)   發(fā)布時(shí)間:2023-02-23 16:41:29   瀏覽次數(shù):1263

由重慶市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、重慶市質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院、重慶市政務(wù)接待服務(wù)中心等起草的重慶市地方標(biāo)準(zhǔn)《重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范》包含了場(chǎng)所要求、工作人員、管理制度、會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)流程及要求、會(huì)場(chǎng)預(yù)定、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)指引、會(huì)場(chǎng)布置、擺臺(tái)、座次、會(huì)場(chǎng)設(shè)備、會(huì)后清場(chǎng)等信息。

前言

本文件按照GB/T 1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。

本文件由重慶市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。

本文件起草單位:重慶市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、重慶市質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院、重慶渝州賓館(重慶市政務(wù)接待服務(wù)中心)、重慶市機(jī)關(guān)管理服務(wù)中心、重慶市人民大禮堂管理處、沙坪壩區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局。

本文件主要起草人:邱松、陳馨、王志杰、邱克斌、向龍宇、田比友、曾萍、蘭輝、崔靜怡、李兆華、趙莉、文群、康顯紅、陳晶、孫全和、李冬晴。

標(biāo)題icon

重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范

1.范圍

本文件規(guī)定了重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)服務(wù)的相關(guān)術(shù)語(yǔ)與定義、基礎(chǔ)管理、流程及要求、服務(wù)質(zhì)量等要求。

本文件適用于市級(jí)黨政機(jī)關(guān)承辦的重要會(huì)議,其他會(huì)議可參照?qǐng)?zhí)行。

2.規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 10001.1 標(biāo)志用公共信息圖形符號(hào) 第1部分:通用符號(hào)

GB/T 10001.2 標(biāo)志用公共信息圖形符號(hào) 第2部分:旅游設(shè)施與服務(wù)符號(hào)

3.術(shù)語(yǔ)與定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1會(huì)議 conference

在特定的時(shí)間和空間,通過(guò)發(fā)言、討論、演示、商議、表決等多種形式以達(dá)到議事協(xié)調(diào)、交流信息、傳播知識(shí)、推介聯(lián)絡(luò)等目的的一定人數(shù)的群體活動(dòng)。(來(lái)源:GB/T 30520,定義3.1.1)

4.基礎(chǔ)管理

4.1場(chǎng)所要求

4.1.1服務(wù)資格

會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具有黨政機(jī)關(guān)會(huì)議定點(diǎn)場(chǎng)所資格。

4.1.2設(shè)施設(shè)備

4.1.2.1會(huì)場(chǎng)設(shè)立引導(dǎo)標(biāo)識(shí)和指示牌應(yīng)符合GB/T 10001.1和GB/T 10001.2的要求。

4.1.2.2會(huì)場(chǎng)應(yīng)具備基本的擴(kuò)聲、燈光、電子屏系統(tǒng)等;特殊場(chǎng)所應(yīng)具備視頻投票、表決、報(bào)到和電視電話會(huì)議系統(tǒng)、手機(jī)屏蔽系統(tǒng)或手機(jī)屏蔽柜等。

4.1.2.3會(huì)場(chǎng)應(yīng)具備完善的視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防設(shè)施設(shè)備等安防設(shè)施設(shè)備,相關(guān)設(shè)備由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)操作。

4.1.2.4會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)規(guī)定。

4.1.2.5應(yīng)明確設(shè)施設(shè)備維保責(zé)任,定期檢查、維修、保養(yǎng),保證設(shè)施設(shè)備安全技術(shù)性能符合要求,并做好相應(yīng)記錄。

4.2工作人員

4.2.1工作人員應(yīng)具有相應(yīng)的政治素質(zhì)、身體素質(zhì)、保密意識(shí);具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

4.2.2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要科學(xué)設(shè)定崗位,實(shí)行崗位責(zé)任制,并根據(jù)崗位職責(zé)開(kāi)展工作人員崗前培訓(xùn),考核合格后方可上崗。

4.2.3設(shè)備操作人員應(yīng)具有相應(yīng)的執(zhí)業(yè)資格或職業(yè)技能。

4.3管理制度

會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立包含但不限于以下制度:

a)會(huì)議接待;

b)人員培訓(xùn);

c)設(shè)施設(shè)備管理;

d)安全管理;

e)應(yīng)急預(yù)案;

f)檔案管理;

g)保密管理。

5.流程及要求

5.1會(huì)場(chǎng)預(yù)定

5.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)提前與會(huì)議主辦單位對(duì)接,確定會(huì)議的規(guī)模、等級(jí)、規(guī)格和要求等,接受會(huì)場(chǎng)預(yù)定,并根據(jù)主辦單位的方案,制定執(zhí)行方案,分解任務(wù),明確分工。須對(duì)接和確認(rèn)包括但不限于以下事宜:

a)會(huì)議主辦單位的名稱(chēng)、通訊地址、聯(lián)系人及電話;

b)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議日程、參會(huì)人數(shù)、服務(wù)項(xiàng)目、會(huì)議用品和設(shè)備要求等。

5.1.2若會(huì)議方案發(fā)生人數(shù)、場(chǎng)所、日期等重大變更,應(yīng)以會(huì)議主辦單位的通知為準(zhǔn),由專(zhuān)人負(fù)責(zé)變更并做好記錄。

5.2會(huì)前準(zhǔn)備

5.2.1會(huì)場(chǎng)指引

會(huì)場(chǎng)電梯口和會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)置指示牌,根據(jù)需要可安排迎賓人員提供指引服務(wù)。

5.2.2人員安排

5.2.2.1會(huì)議期間,應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)場(chǎng)服務(wù)小組,明確責(zé)任,落實(shí)會(huì)議期間的物資調(diào)配、服務(wù)保障等工作。

5.2.2.2按照會(huì)議工作方案,工作人員應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議設(shè)備、會(huì)議用品,調(diào)試音響、燈光、視頻設(shè)備,確保設(shè)備正常運(yùn)行。

5.2.2.3服務(wù)員到崗前完成換裝、化妝、儀容儀表檢查,應(yīng)保持干凈整潔,不得染彩發(fā)、不涂指甲油、不擦拭香水。

5.2.3會(huì)場(chǎng)布置

5.2.3.1會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生

會(huì)場(chǎng)廳室、門(mén)窗、墻面、地面、通道、衛(wèi)生間等應(yīng)保持干凈整潔、無(wú)異味。桌椅、文具、水杯等會(huì)議物品應(yīng)保持外觀整潔、無(wú)破損。

5.2.3.2會(huì)場(chǎng)設(shè)備

5.2.3.2.1會(huì)場(chǎng)燈具發(fā)光正常,光線柔和不刺眼,照度適宜;主席臺(tái)區(qū)域亮度均勻、無(wú)陰影、無(wú)眩光。調(diào)光臺(tái)宜為一主一備,中途可實(shí)現(xiàn)無(wú)縫切換。

5.2.3.2.2會(huì)場(chǎng)音響設(shè)備應(yīng)能正常使用,音量適中,無(wú)嘯叫、無(wú)雜音、無(wú)回聲,音控設(shè)備宜為一主一備,中途可實(shí)現(xiàn)無(wú)縫切換。

5.2.3.2.3話筒高度根據(jù)講話人員的高度調(diào)整到位,話筒線的布線盡量隱蔽,用與周?chē)匕濉⒆酪晤伾咏牡牟蓟z帶粘貼固定;若同一區(qū)域多個(gè)座位均擺放話筒,則話筒麥頭之間高度、弧度等應(yīng)保持一致。

5.2.3.2.4會(huì)場(chǎng)視頻設(shè)施應(yīng)能正常使用,應(yīng)提前將需投影的資料拷貝到投影設(shè)施中。

5.2.3.2.5會(huì)場(chǎng)使用的黨徽、國(guó)徽應(yīng)符合國(guó)家規(guī)范要求。

5.2.3.2.6必要時(shí),會(huì)場(chǎng)設(shè)置紅旗,旗桿傾斜角度控制在67度~70度之間。

5.2.3.2.7會(huì)場(chǎng)溫度設(shè)置原則上夏季不低于26℃,冬季不高于20℃。根據(jù)室外溫度、會(huì)場(chǎng)大小等實(shí)際情況,提前開(kāi)啟空調(diào)并及時(shí)調(diào)整。

5.2.3.3座次

5.2.3.3.1會(huì)場(chǎng)座次按照附錄A布置,根據(jù)實(shí)際情況可調(diào)整座次安排。

5.2.3.3.2邀請(qǐng)媒體的會(huì)議,應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的攝影攝像和采訪區(qū)域。

5.2.3.4擺臺(tái)

5.2.3.4.1根據(jù)會(huì)議需要采取課堂式、回字形等形式擺臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)擺放座牌,桌椅擺放應(yīng)橫平豎直、整齊劃一,桌椅之間間距適當(dāng),扶手椅距桌子25cm,不帶扶手椅距桌子15cm,多排座次中間走道間距120cm,每排桌與桌間距100cm。必要時(shí),根據(jù)會(huì)場(chǎng)實(shí)際合理安排。

5.2.3.4.2桌面物品擺放應(yīng)橫平豎直、整齊劃一。座牌位置、杯墊位置、茶杯方向、紙筆位置等均應(yīng)統(tǒng)一。毛巾縫朝右擺放。會(huì)議資料放置于座位對(duì)應(yīng)桌面居中位置,筆放置于會(huì)議資料右邊。

5.2.3.4.3會(huì)場(chǎng)宜使用深色臺(tái)布,臺(tái)布應(yīng)無(wú)褶皺、無(wú)破損、無(wú)污漬。

5.2.3.4.4會(huì)場(chǎng)物品參照附錄B擺放。

5.3會(huì)場(chǎng)服務(wù)

5.3.1會(huì)議需要茶水服務(wù)的,服務(wù)人員在會(huì)議開(kāi)始前20min進(jìn)入會(huì)場(chǎng)內(nèi)倒水,會(huì)議開(kāi)始后15min進(jìn)入會(huì)場(chǎng)續(xù)水。茶杯倒水至八分滿(mǎn)。如有特殊情況,根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)續(xù)水。

5.3.2工作人員應(yīng)在會(huì)議期間隨時(shí)待命,做好會(huì)議期間的音響、燈光、視頻、投影等操作工作,確保各個(gè)設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行?砂才湃藛T在會(huì)場(chǎng)內(nèi)巡場(chǎng),密切關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)動(dòng)態(tài),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

5.3.3會(huì)議進(jìn)行期間如發(fā)生突發(fā)事件,按相應(yīng)應(yīng)急預(yù)案執(zhí)行。

5.3.4各崗位的人員應(yīng)就位,并按照工作細(xì)則、方案及服務(wù)流程提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)。

5.4會(huì)后清場(chǎng)

5.4.1會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)按照相關(guān)操作程序關(guān)閉各設(shè)施設(shè)備,及時(shí)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行保潔。

5.4.2將所有的會(huì)議服務(wù)物品清理歸位。相關(guān)損耗及時(shí)上報(bào)更新。

6.服務(wù)質(zhì)量

6.1服務(wù)評(píng)價(jià)

6.1.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和評(píng)價(jià)管理制度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)議服務(wù)存在的問(wèn)題。

6.1.2及時(shí)響應(yīng)參會(huì)人員意見(jiàn)或投訴,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處置并反饋。

6.2持續(xù)改進(jìn)

6.2.1根據(jù)服務(wù)評(píng)價(jià)獲得的意見(jiàn),結(jié)合自身總結(jié)以及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)情況,對(duì)出現(xiàn)的不合格、不適當(dāng)服務(wù)情況,認(rèn)真分析產(chǎn)生的原因,制定整改措施并跟蹤落實(shí)情況。

6.2.2對(duì)新需求進(jìn)行分析,制定相關(guān)預(yù)防措施,持續(xù)改進(jìn)服務(wù)品質(zhì)。

附錄A(規(guī)范性)會(huì)議服務(wù)座次安排

A.1課堂式布置

A.1.1主席臺(tái)座次安排

A.1.1.1主席臺(tái)采用單主位設(shè)置

A.1.1.1.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)

主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.1:

a)主要領(lǐng)導(dǎo)位置居中;

b)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

c)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.1 主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)單主位的座次安排示意圖

A.1.1.1.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)

主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.2:

a)主要領(lǐng)導(dǎo)位置居中;

b)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

c)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.2 主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)單主位的座次安排示意圖

A.1.1.2主席臺(tái)采取雙主位布置

A.1.1.2.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.3:

a)1、2號(hào)位居中平分;

b)1號(hào)位在2號(hào)位右手位置;

c)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

d)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

e)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.3 主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)雙主位的座次安排示意圖

A.1.1.2.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.4:

a)1、2號(hào)位居中平分;

b)1號(hào)位在2號(hào)位右手位置;

c)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

d)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

e)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.4 主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)雙主位的座次安排示意圖

A.1.2與會(huì)席座次安排

A.1.2.1與會(huì)席人數(shù)為奇數(shù)

與會(huì)席人數(shù)為奇數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.5:

a)1號(hào)位居中;

b)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

c)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.5 與會(huì)席人數(shù)為奇數(shù)時(shí)的座次安排示意圖

A.1.2.2與會(huì)席人數(shù)為偶數(shù)

與會(huì)席人數(shù)為偶數(shù)時(shí),座次按如下安排,見(jiàn)圖A.6:

a)1號(hào)位在過(guò)道右邊;

b)2號(hào)位在1號(hào)位左手位置;

c)3號(hào)位在1號(hào)位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.6 與會(huì)席人數(shù)為偶數(shù)時(shí)的座次安排示意圖

A.2回型桌布置

回型桌座次按如下安排,見(jiàn)圖A.7:

a)面對(duì)門(mén)的方向?yàn)樯;進(jìn)門(mén)右邊為上;

b)上方1號(hào)位居中,其余位置按一左一右順序依次排列;

c)客人為平級(jí)或上級(jí)單位時(shí),客人坐上方;

d)客人為下級(jí)單位時(shí),主人坐上方。


▲圖A.7 回型桌座次安排示意圖

A.3見(jiàn)面會(huì)座次

見(jiàn)面會(huì)的座次按如下安排,見(jiàn)圖A.8:

a)主人和主賓座位居中,主方位于進(jìn)門(mén)右側(cè),客方位于進(jìn)門(mén)左側(cè);

b)客方人員按禮賓順序在主賓所在的一側(cè)就座;

c)主方陪見(jiàn)人員在主人所在的一側(cè)就座。


▲圖A.8 見(jiàn)面會(huì)座次安排示意圖

A.4簽約會(huì)座次

簽約會(huì)的座次按如下安排,見(jiàn)圖A.9:

a)簽約人就坐于簽約臺(tái)后,主方位于進(jìn)門(mén)右側(cè)、客方位于進(jìn)門(mén)左側(cè);

b)安排有助簽人的,助簽人站立于簽約人旁;

c)主方見(jiàn)證人從左至右依次站立于主方一側(cè)見(jiàn)證席;

d)客方見(jiàn)證人從右至左依次站立于客方一側(cè)見(jiàn)證席。


▲圖A.9 簽約會(huì)座次安排示意圖

附錄B(資料性)會(huì)議物品擺放

B.1課堂式、回形桌

座牌、話筒、毛巾碟、茶杯從左至右依次擺放,中心線橫向呈一條直線并距桌外沿20cm(適用于寬70cm~75cm會(huì)議桌),間距1cm;話筒擺放位置、弧度整齊劃一,麥頭與桌面高度25cm;茶杯擺成一條直線,杯把統(tǒng)一向右(可擺放杯墊),杯把與垂直方向呈90度角(或45度角);會(huì)議資料和A4便簽紙整齊擺放在桌子居中位置,緊貼桌子下沿,鉛筆置于A4便簽紙右側(cè),見(jiàn)圖B.1。


▲圖B.1 座牌、話筒、毛巾碟、茶杯、便簽紙等的擺放示意圖

B.2見(jiàn)面會(huì)

座牌距離茶幾外沿2cm,毛巾碟、茶杯置于座牌后,保持中心線一致,毛巾碟、座牌、茶杯之間的間距均為1cm;杯把統(tǒng)一朝向客人,杯把與垂直方向呈90度(或45度),見(jiàn)圖B.2。


▲圖B.2 座牌、話筒、毛巾碟、茶杯擺放示意圖

B.3簽約會(huì)

簽約牌、簽約本、簽約凳豎向呈一條直線,放置于簽約桌1/4處,簽約本下邊沿與簽約桌邊沿齊平,筆置于簽約本右側(cè),簽約牌中心距簽約桌外沿20cm,見(jiàn)圖B.3。


▲圖B.3 簽約物品擺放示意圖

重慶市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

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會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范

會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)管理和服務(wù)規(guī)范

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    2023-03-06 19:03:06

  • 奢侈品品牌發(fā)布會(huì)邀約短信怎么寫(xiě)

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    2024-03-21 20:55:37

  • 如何籌辦開(kāi)門(mén)紅啟動(dòng)會(huì) 啟動(dòng)會(huì)籌辦流程及內(nèi)容概要

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    開(kāi)門(mén)紅啟動(dòng)大會(huì),是新年開(kāi)啟新征程、吹響奮進(jìn)號(hào)角的鼓氣大會(huì),啟動(dòng)會(huì)強(qiáng)調(diào)場(chǎng)景紅火、大氣,流程順暢、有氣勢(shì),內(nèi)容重點(diǎn)突出、振奮人心。本文以會(huì)議服務(wù)公司為視角講一下籌辦開(kāi)門(mén)紅啟動(dòng)會(huì)的流程內(nèi)……

    2022-12-27 14:21:31

  • 公司喬遷送什么禮物好

    公司喬遷送什么禮物好

    公司喬遷時(shí),選擇一份合適的禮物能夠表達(dá)你的心意和祝福,同時(shí)也能為新公司的喬遷之喜增添一份喜慶和祝福。在本文,杭州活動(dòng)公司推薦了綠色植物、定制藝術(shù)品、實(shí)用辦公用品、美食禮盒、紀(jì)念品等……

    2024-02-28 11:24:53

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