在年會項目前期,會務公司活動項目經(jīng)理通過與甲方的一系列溝通,對年會活動項目的基礎信息有了清晰的了解,接下來則需要利用表格匯總年會活動項目的相關信息,并將信息反饋給上級領導,由上級領導組織開展接下來的工作。
▲年會活動現(xiàn)場布置
年會活動前期信息匯總要點
1.明確表述年會活動需求:本次活動的主要目的和表現(xiàn)形式。
2.明確表述甲方(年會主辦方)要求:主辦方對于本次年會活動的預期和內容要求。
3.明確表述規(guī)避要點:本次年會活動中杜絕出現(xiàn)的禁忌元素、規(guī)避的事項等。
4.明確提報方案信息:方案的提交時間和方式,參與人、地點等。
5.明確年會活動預算:活動的總體預算和詳細分類。
6.明確年會場地相關信息:場地的類型、地址、場地規(guī)模、圖片等。
7.整理匯總相關參考資料:甲方提供的參考資料和收集的參考信息。
▲杭州年會酒店實拍
寫在最后
作為年會項目負責人,需要組織策劃討論會,就當前已知項目信息展開討論,得到最終的主線實施思路,開展年會項目組工作分配,明確參與人和完結時間。