一次活動的成功與否,除了富有創(chuàng)意又合乎實際的策劃之外,其具體的實施安排也非常重要。會議期間的文化體驗活動主要安排如下。
(一)設(shè)計線路和擬定時間
文化體驗活動實例:第九屆亞洲傳媒論壇文化體驗活動線路安排表
時間 | 行程內(nèi)容 | 體驗時間 |
9:00-9:45 | 酒店乘車前往成都大熊貓繁育基地 | 100分鐘 |
11:25-12:30 | 抵達成都寬窄巷子并用餐 | 90分鐘 |
14:00-16:00 | 飯后步行體驗老成都街區(qū)寬窄巷子 | 120分鐘 |
16:00-17:00 | 乘車前往東區(qū)音樂公園 | 120分鐘 |
18:30-20:00 | 東區(qū)音樂公園食堂晚餐 | 90分鐘 |
20:00-21:00 | 返回酒店 | —— |
▲文化體驗活動考察點——成都大熊貓繁育基地
文化體驗活動實例:杭州G20峰會夫人團文化考察活動線路策劃
杭州G20峰會期間,組委會為使外方代表團團長夫人的考察活動力求精確精美,針對杭州提煉了13條考察線路,前后80余次調(diào)整,形成100多套活動策劃方案,形成各類工作方案120余套,匯報幻燈片材料22稿,印刷匯報手冊16稿,視頻匯報材料3套,最終敲定了浙江大學(xué)、中國美術(shù)學(xué)院、樓外樓三條線路。
▲杭州G20峰會主會場
線路一:9月5日上午10:00,在浙江大學(xué),嘉賓出席了“艾滋病防治宣傳校園行——走進浙江大學(xué)”活動;顒幼詈,嘉賓們在簽名板上貼上紅絲帶,共同表達勸防治和抗擊艾滋病的堅定支持和共同期待。
線路二:上午11:30左右,嘉賓蒞臨中國美術(shù)學(xué)院。嘉賓們觀看了“雨過天青”青瓷藝術(shù)展,欣賞了南宋青瓷文物龍泉官窯魚耳瓶和瓊式瓶,近距離觀看和感受近年該校師生作品,體會端莊秀美的中國青瓷的獨特韻味,一齊領(lǐng)略了青瓷、書畫、絲綢等中國傳統(tǒng)文化藝術(shù)魅力。在觀看“意象中國”書畫展時,中外嘉賓一起用毛筆書寫漢字“和”。
▲杭州文化藝術(shù)品——絲綢畫
線路三:在樓外樓,嘉賓一起享用午宴。樓外樓經(jīng)過半年多時間的改建,窗外的青山舟影、畫橋煙柳與室內(nèi)的中國文化渾然一體,F(xiàn)場精美的餐具和盤中美食與窗外的西湖美景,淋漓盡致地描摹了天堂杭州獨特的城市韻味。夫人團在午宴的同時,觀看了一臺充滿江南韻味的中國傳統(tǒng)戲曲文藝演出。
▲杭州人文旅游景點——樓外樓
此外,組委會還充分考慮了元首夫人個性化行程。通過整合不同的杭州文化元素,制定了30余條個性化行程方案,涵蓋關(guān)食、購物、觀光、文化體驗等要素,成為各國元首夫人在峰會期間的旅游體驗線路。
▲會議活動禮品
(二)確定活動參加人數(shù)
一般而言,文化體驗活動作為會議的子活動,多在會議間歇或會后舉行,并非所有的參會者都能如期參加。因此,在舉行文化體驗活動之前,應(yīng)提前做好人數(shù)統(tǒng)計工作,根據(jù)報名人數(shù)提前安排好場地、車輛、票證、餐飲等服務(wù)。
(三)安排陪同人員
根據(jù)文化體驗活動的內(nèi)容、形式安排陪同人員。陪同人員一般包括:與參會者身份、職位相當(dāng)?shù)膶Φ阮I(lǐng)導(dǎo)、解說員、攝影攝像人員、引導(dǎo)員或?qū)в稳藛T、隨車人員等。如果有外賓參加,還應(yīng)包括現(xiàn)場翻譯人員。在出發(fā)之前,各陪同人員應(yīng)做好相應(yīng)準(zhǔn)備,應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的問題。