寫在最前
這次疫情開始,很多的會議都轉(zhuǎn)到了線上,不管是騰訊會議還是ZOOM,用戶都呈幾何倍數(shù)增長,面對越來越多的線上會議,我們如何提高線上會議效率呢?
▲CGF中國日部分嘉賓以線上會議形式參與
一、會前做多的準(zhǔn)備
線上會議的難度其實(shí)比線下會議還要大,因?yàn)殡x開了面對面的約束,人們還沒有養(yǎng)成線上溝通的習(xí)慣,這個(gè)時(shí)候需要我們在會前做更多的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括基礎(chǔ)的時(shí)間、會議平臺、參會人物、議題和流程。尤其需要提前準(zhǔn)備的是會議主題以及會前發(fā)放的資料,線上會議和線下會議不同,線下的會議人已經(jīng)坐在這里了,哪怕議題不清晰,礙著面子也要聽你講完。但是線上的會議如果議題不清晰,會影響參會者體驗(yàn)和線上會議效率。除此之外,相關(guān)的材料要提前下發(fā),每個(gè)人都要明確材料的內(nèi)容以及自己思考的解決方案,要帶著方案來,而不是會議開始才去琢磨。除了流程和材料,還需要做減法,議題最好不要超過三個(gè),最好是一事一議,會前內(nèi)容的設(shè)計(jì)如果不夠精煉,那么冗長的會議是無法避免的。會前主持人要提前設(shè)定好發(fā)言的順序,避免出現(xiàn)“安靜時(shí)刻”。不然等到會議開始,采用點(diǎn)名的方式督促發(fā)言,既不利于會議的推進(jìn),又會影響與會人員的感受。會議除了安排主持人之外,還要提前安排記錄員,去記錄會議當(dāng)中大家提出的要點(diǎn)。
▲線上會議形式
二、會議進(jìn)行中的要點(diǎn)
1.與會者
會議已經(jīng)開始之后,如果條件允許,與會者最好全程打開語音和視頻,這樣做是效果最好的,因?yàn)榭梢宰畲笙薅葟浹a(bǔ)不能見面所帶來的虛擬感。假如有人提出自己不方便語音和視頻,可以適度允許TA關(guān)閉。但是說實(shí)話,這樣的參與者一般情況下參與的效果都不會太理想,要么是環(huán)境比較嘈雜,要么是根本不在工作狀態(tài)。
2.發(fā)言人
發(fā)言的人要假想攝像頭對面是有人的,如果你實(shí)在想象不了,建議你在攝像頭前面放一張照片,或者擺幾個(gè)玩偶都行。發(fā)言人攝像頭的角度要與眼睛持平,攝像頭的角度如果低于眼睛,會把人照出雙下巴和大鼻孔,高于眼睛又會顯得人比較矮,所以最合適的是攝像頭與眼睛持平。而且發(fā)言的時(shí)候講話者需要雙眼注視攝像頭,而不是自己的電腦屏幕,這樣能夠讓其他的與會者有更加真實(shí)的交流感。在穿著上要以簡單為宜,減少配飾,和言談上,講話過程當(dāng)中也要去減少自己的小動作,以免讓其他參加者分神。
3.組織者
主持人或者發(fā)言者每講一段時(shí)間,要與參與者確認(rèn)是否有聽到,這個(gè)事情非常重要。因?yàn)樵诰的會議經(jīng)常會面臨某些人網(wǎng)絡(luò)不好的情況。如果不去做確認(rèn),很有可能有成員漏聽了相應(yīng)重要的信息,建議最多5分鐘就要確認(rèn)一次。當(dāng)詢問到與會者意見的時(shí)候,需要要求沒有意見的伙伴回復(fù)“沒意見”,而不是沉默。在會議當(dāng)中記錄員要及時(shí)記錄發(fā)言人的要點(diǎn),并且在平臺上進(jìn)行公布,和發(fā)言人核對之后再去整理最后的會議紀(jì)要。這樣這樣的做法既可讓發(fā)言人覺得自己的觀點(diǎn)受到了重視,同時(shí)及時(shí)核對,也避免了出現(xiàn)任何的理解性錯誤。當(dāng)會議過程當(dāng)中出現(xiàn)滔滔不絕的發(fā)言者,主持人可以用提問的方式進(jìn)行打斷。當(dāng)然了,如果在會議之前規(guī)定好每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間最長不能超過多久,也是一個(gè)不錯的選擇。
三、會后落實(shí)執(zhí)行
在會議結(jié)束之后,能否落實(shí)執(zhí)行才是衡量會議是否有效的唯一標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)時(shí)候就需要記錄員在會后做好資料整理,將整個(gè)會議過程當(dāng)中的決議以及分工執(zhí)行的細(xì)節(jié)做成甘特圖,寫明每一個(gè)人什么時(shí)間什么節(jié)點(diǎn)提交的工作成果是什么。這里可以采用的工具是石墨文檔——多人共享編輯同一個(gè)文檔,不受限于其他人的進(jìn)度。會后要安排“督戰(zhàn)官”依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn),提前去去跟進(jìn)尚未主動提交進(jìn)度的成員,以確保任務(wù)的完成。在這個(gè)過程當(dāng)中,總負(fù)責(zé)要及時(shí)的在群里面公布哪些人已經(jīng)完成了相應(yīng)的任務(wù),這樣一方面表揚(yáng)了已經(jīng)完成的同事,另外一方面,也是對那些尚未完成的小伙伴的一種敦促。
▲會議決議執(zhí)行甘特圖
▲共享編輯工具——石墨文檔
尾聲
最后想說,線上辦公的趨勢,哪怕不經(jīng)過疫情,也是無法阻擋的趨勢,畢竟這樣節(jié)省了大量的人力物力,提升了辦公的效率。線上會議注意事項(xiàng)總結(jié)起來三句話,會議前更多準(zhǔn)備,會中把控注意,會后抓落地。疫情對各行各業(yè)都是一場考驗(yàn),凡是殺不死我們的,終將讓我們變得更加強(qiáng)大。當(dāng)危機(jī)來臨,我們有能力讓自己變得更好,一起加油!